10 способов преодолеть сопротивление сотрудников к работе в новой программе 1С
23 августа 2024
Вконтакте
ТelegramПричины саботажа.
Сопротивление изменениям — это базовый человеческий инстинкт. На пороге изменений люди всегда больше боятся потерять, чем жаждут обрести. Особенно это касается простых работников, которые ходят на работу, чтобы кормить семью, а не за великую идею. Поэтому когда у них забирают старый привычный уклад и побуждают работать в новой программе, то они этому начинают противодействовать.
Есть и другие причины: в более совершенных программах уже не так легко скрывать огрехи в собственной работе. Например, «1С:Комплексная автоматизация» имеет гораздо более совершенные системы контроля, чем Гугл-таблицы. И когда люди понимают, что им уже не удастся «просто поправить» в ячейке формулу, а придётся по полной давать отчёты о недостачах и потерях, то им идея перехода на 1С перестаёт нравиться.
Ещё одним побочным эффектом от перехода на новое ПО является временная необходимость в дополнительной работе: новую программу нужно а) изучить, б) наполнить и настроить, в) проверить, что на выходе она даёт корректную информацию. Люди к этому оказываются не готовыми.
Как с этим быть?
Существуют следующие методы вовлечения сотрудников в процесс:
1. Привлекайте сотрудников на ранних этапах, учитывайте их интересы.
Привлекайте сотрудников к обсуждениям грядущих изменений, чтобы учесть их потребности и ожидания. Это поможет не только выбрать наиболее подходящее решение, но и повысит уровень доверия и готовности к изменениям.
Один руководитель заказчика как-то рассказал нам, что счёт от поставщика приходит на электронную почту, откуда его нужно забирать и загружать в 1С, чтобы ускорить обработку. На деле выяснилось, что у поставщика уже давно есть сайт с личным кабинетом, и сотрудники берут данные оттуда. Это существенно поменяло задачу.
Так что, сотрудники часто обладают гораздо более полной информацией, чем их руководители. И уровень доверия к системе сильно выше, когда она учитывает подобные нюансы.
2. Новых сотрудников сразу обучайте работе в новой программе.
Во время внедрения программ 1С бывает необходимость какое-то время работать в двух программах. Это случается из-за того, что в новой 1С ещё не все данные перенесены, либо с целью проверки сходимости данных (кстати, бывали случаи, что ошибки находились в старой программе…).
Так вот, в этих случаях, если приходит новый сотрудник, то его нужно фокусировать уже на работу в новой программе. По старой привычке коллеги могут начать погружать его в ту систему, которая через неделю будет отключена, что совсем нецелесообразно.
3. Побуждайте людей пробовать функции новой программы.
Тревожные сотрудники первое время боятся что-нибудь сломать в программе: «А вдруг я нажму, и всё слетит!». Поэтому создаёте учебную копию программы, в которой сотрудники смогут ставить эксперименты, учиться или предлагать улучшения.
Если программа слишком сильно отличается от старой, например, при переходе с «Мой склад» на «1С:Управление торговлей 8», то будет целесообразно провести короткое ознакомительное обучение за неделю-две до запуска, или хотя бы показать сотрудникам обзорные видеоролики.
4. Разрабатывайте инструкции и обучающие материалы.
Подготовьте подробные инструкции и обучающие материалы, которые будут легко доступны. Это могут быть текстовые руководства, видеоуроки или просто последовательность снимков с экрана. Главное правило: минимум текста — максимум картинок. Такие инструкции лучше всего воспринимаются.
Инструкции особенно важны в первые дни работы в программе. По нашему опыту, пользователи задают одни и те же вопросы: ну не могут люди запомнить последовательность действий с первого раза! Это нормально. Поэтому нужно, чтобы у них были необходимые шпаргалки:
1. Инструкции по основным операциям на первое время.
2. Инструкции по редко используемым сложным операциям на долгий срок — чтобы вспомнить их, когда они понадобятся. Например, инструкции по начислению зарплаты или закрытию месяца/года: за большой срок люди забывают некоторые детали и создают проблемы. Инструкции помогают этого избежать.
5. Поэтапно внедряйте программное обеспечение.
Разделите процесс внедрения на этапы, чтобы сотрудники могли постепенно привыкать к изменениям. Начните с базовых функций и постепенно добавляйте более сложные. Это позволит снизить стресс и уменьшить количество ошибок, которые могут возникнуть при резком переходе на новую систему.
Иногда процессы в компании уже глубоко автоматизированы, а настройка обмена старой и новой системы слишком дорога, тогда переход на новую систему возможен только целиком. В таких случаях мы стараемся сначала запустить минимальный работоспособный продукт (MVP), который работает не хуже старого, чтобы сотрудники и бизнес-процессы адаптировались к нему. И только потом уже начинаем внедрять в работу новые модули.
6. Оказывайте поддержку.
У пользователей будут возникать вопросы по ходу начала работы в программе и они должны иметь возможность их оперативно кому-то задать. Это решается такими способами:
1. Привлекается специалист со стороны, который изначально участвовал в разработке проекта. Это может быть консультант 1С из обслуживающей организации. Он может подсказать по функциям программы, но может быть не так глубоко вовлечён в процессы компании. Например, он может не подсказать по отражению выпуска конкретного вида продукции, т.к. у него нет спецификаций, но зато расскажет, что делать, когда появляются сообщения об ошибках.
2. Выделяется подкованный сотрудник из штатных. Это очень хорошо, когда в компании есть человек, который уже раньше работал в такой же программе на другой работе. Это может быть ИТ-специалист, штатный аналитик или кто-то из руководителей. Он в близком доступе, он глубоко знает процессы компании и может состыковать программу и реальность, происходящую в фирме.
На деле применяются сразу оба способа: обязательно должен быть вовлечённый человек изнутри компании, который будет понимать суть происходящего и его работу, давать обратную связь компании-подрядчику по внедрению 1С. Но нужны ещё и внештатные специалисты по 1С, которые смогут смоделировать сложные процессы в программе и предложить неочевидные решения.
7. Поощряйте активное участие в проекте и обратную связь.
Создайте благоприятную атмосферу, в которой сотрудники не будут бояться делать ошибки и учиться на них (см п. 3). Проводите регулярные совещания по ходу проекта — хотя бы раз в неделю, а на первых этапах запуска могут понадобиться даже ежедневные.
Пусть сотрудники чувствуют, что они могут поделиться своими болями, что им помогут. К тому же, они будут давать ценную информацию о тех участках работы, где что-то пошло не так: не учтены детали бизнес-процесса, не перенесены редко использовавшиеся функции из старой программы и т.д.
Да и контроль надо процессом — это 80% успеха. Нужно своевременно узнавать о том, как исполняются планы.
8. Проявляйте лидерство.
Руководители должны активно поддерживать изменения и демонстрировать свою заинтересованность в успехе проекта. Именно их пример и вовлеченность будут мотивировать сотрудников!
Если руководитель относится к программе с явным пренебрежением, считает её неизбежным злом, от которого не удалось отвертеться, то сотрудники уж точно не проявят рвения. Что ж, как известно, на вкус и цвет все фломастеры разные — всем не угодишь. Поэтому в таких случаях нужно выделять лидеров изменений среди тех, кто к ним относится положительно.
9. Проявляйте твёрдость.
С коллективом нужно считаться и его морально готовить к переменам. Но так бывает, особенно в большом коллективе, что некоторых людей не удается убедить — они не хотят слышать доводы, им тяжело переучиваться, им кто-то что-то рассказал плохое про новую программу и т.д. В таких случаях нужно дать людям понять, что у них нет выбора — компания идёт к переменам и они вместе с ней туда пойдут. Либо пойдут, либо уйдут.
Конечно, по этой причине нужно заранее заручиться поддержкой ключевых сотрудников, проработав вопросы по предыдущим пунктам.
10. Регулярно контролируйте процесс.
Часто так бывает, что на совещание все всё поняли, инструкции приняли, в программе попробовали, покачали головой и пошли работать в программе. А потом через 3 дня выясняется, что какой-то документ не провёлся, в отчётах запутались, нет времени разбираться — продолжили работать в старой программе, ничего не сказав!
Чтобы такое не происходило, нужно регулярно, по началу даже каждый день проверять, что работа в программе ведётся. Сверять количество документов в старой и новой программе (если их две), чтобы убедиться, что работа пошла.
А ещё надо каждый день в одно и то же время спрашивать у людей, что получилось сделать, что не получилось, и не возникли ли проблемы? Часто люди откладывают вопросы на потом, а потом — про них забывают. Поэтому нужно самим активно проявлять интерес к работе пользователей.
Всё зависит от вас.
Как известно, всё происходящее в компании происходит либо по допущению, либо по инициативе руководства. Так что, главные причины успеха внедрения программ для управления бизнес-процессами на 1С — это лидерская поддержка, активное участие, контроль и чёткое понимание целей. Только в этом случае будет преодолено любое сопротивление коллектива и будет в короткие сроки получена ценность от внедрения программы.
Используйте вышеперечисленные рекомендации, и они сделают внедрение новых программ 1С и не только 1С более лёгким для вас, давая новые возможности для роста и управления бизнесом!
